關(guān)于物料編碼，你必須知道的10個(gè)基本原則和10個(gè)知識(shí)點(diǎn)

企業(yè)數(shù)字化升級(jí) / November 29, 2023

物料編碼是唯一標(biāo)識(shí)物料的代碼，通常用字符串（定長(zhǎng)或不定長(zhǎng)）或數(shù)字表示。物料編碼是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)物料的唯一識(shí)別代碼，用一組代碼來(lái)代表一種物料。物料編碼必須是唯一的，也就是說(shuō)，一種物料不能有多個(gè)物料編碼，一個(gè)物料編碼也不能對(duì)應(yīng)多種不同規(guī)格的物料。

物料編碼之功能

1、增強(qiáng)物料資料的正確性

物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請(qǐng)購(gòu)、跟催、盤(pán)點(diǎn)、儲(chǔ)存、記錄等一切物料之活動(dòng)均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯(cuò)亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。

2、提高物料管理的工作效率

物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡(jiǎn)便省事，效率因此提高。

3、利于電腦的管理

物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。

4、降低物料庫(kù)存、降低成本

物料編碼利于物料庫(kù)存量的控制，同時(shí)利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。

5、防止物料舞弊事件之發(fā)生

物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲(chǔ)存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。

6、便于物料之領(lǐng)用

庫(kù)存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱(chēng)及規(guī)格予以編碼。對(duì)用料部門(mén)的領(lǐng)用以及物料倉(cāng)庫(kù)的發(fā)料都十分方便。

物料編碼的原則

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

一、簡(jiǎn)單性

編碼的目的在于將物料化繁為簡(jiǎn)，便于物料的管理，如果編碼過(guò)于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字符號(hào)或數(shù)字上應(yīng)力求簡(jiǎn)單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫(xiě)、抄錄的時(shí)間與手續(xù)，并可減少其中的錯(cuò)誤機(jī)會(huì)。

物料相當(dāng)單純時(shí)，只要將物料簡(jiǎn)單分類(lèi)為幾項(xiàng)即可，物料分類(lèi)項(xiàng)目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時(shí)，就要將大分類(lèi)再加以細(xì)分，這種分類(lèi)展開(kāi)也稱(chēng)為多級(jí)分類(lèi)。

二、分類(lèi)展開(kāi)性

物料復(fù)雜，物料編碼大分類(lèi)后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，則每段最多只能由十個(gè)細(xì)分的項(xiàng)目，如果采用英文字母，則每段有26個(gè)細(xì)分項(xiàng)目，然而細(xì)分項(xiàng)目太多，就難于查找，而細(xì)分項(xiàng)目太少，則分類(lèi)展開(kāi)太慢，分類(lèi)細(xì)分項(xiàng)目通常以五至九個(gè)較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，有十八個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其分類(lèi)展開(kāi)可以利用下列方法。

三、完整性

在物料編碼時(shí)，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。

新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒(méi)有編碼，采購(gòu)部門(mén)不得從事采購(gòu)，即使沒(méi)物料編碼的新物料采購(gòu)進(jìn)來(lái)了，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)或會(huì)計(jì)部門(mén)發(fā)現(xiàn)物料訂購(gòu)單缺少物料編碼，即應(yīng)請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫(kù)、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

四、單一性

物料編碼的單一性是指一個(gè)物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個(gè)物料編碼，而絕無(wú)一個(gè)物料有數(shù)個(gè)物料編碼，或一個(gè)物料編碼有數(shù)項(xiàng)物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉(cāng)庫(kù)中存儲(chǔ)、就必須為其指定一個(gè)編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過(guò)沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車(chē)間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒(méi)有入庫(kù)、出庫(kù)處理，則該物料可取一個(gè)代碼。如果該物料的三道工序不在同一個(gè)車(chē)間完成，其順序是沖壓、入庫(kù)、領(lǐng)料、鉆孔、入庫(kù)、領(lǐng)料、噴漆、入庫(kù)，則在庫(kù)存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。

五、一貫性

物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類(lèi)為標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來(lái)分類(lèi)，若要這么做必須要分段或分級(jí)進(jìn)行。

六、伸縮性

物料編編碼要考慮到未來(lái)新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動(dòng)的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時(shí)，就有新物料無(wú)號(hào)可編的情況。

七、組織性

物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時(shí)可從物料編碼查知某項(xiàng)物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對(duì)物料管理可以省掉不必要的麻煩。

八、適應(yīng)電腦管理

電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時(shí)一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其他符號(hào)，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性

物料編碼所采用的文字、記號(hào)或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個(gè)別物料編碼，足以代表所有個(gè)別物料，以及應(yīng)付將來(lái)物料擴(kuò)展時(shí)的實(shí)際需要，以免遇有特殊物料時(shí)無(wú)號(hào)可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費(fèi)時(shí)誤事。

十、易記性

在不影響上述九項(xiàng)原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號(hào)或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項(xiàng)原則俱全而獨(dú)缺乏此項(xiàng)原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。

物料編碼的方法

目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有阿拉伯?dāng)?shù)字法：

阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個(gè)或數(shù)個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項(xiàng)物料。這種方法容易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項(xiàng)目與數(shù)字的對(duì)照表，又要記憶對(duì)照項(xiàng)目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的訓(xùn)練與適應(yīng)才能運(yùn)用自如。

以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的，較常見(jiàn)的有下列幾種：

1．連續(xù)數(shù)字編碼法

連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號(hào)起依順序編排流水號(hào)。這種物料編碼方法可做到一料一號(hào)，只是順序編碼除顯示編碼時(shí)間的先后，往往與所代表項(xiàng)目的屬性并無(wú)關(guān)聯(lián)。因?yàn)樾沦?gòu)物料無(wú)法插入原有排列順序的料號(hào)內(nèi)，例如：1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購(gòu)的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無(wú)法插入（因過(guò)去沒(méi)有庫(kù)存或采用這種物料，故無(wú)編碼），故只好編以最后一個(gè)號(hào)碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠(yuǎn)，在物料管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理上很不方便。

2．分級(jí)式數(shù)字編碼法

分級(jí)式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類(lèi)并編定其號(hào)碼。其次再將各大類(lèi)根據(jù)次要屬性細(xì)分為較次級(jí)的類(lèi)別并編定其號(hào)碼，如止已繼續(xù)進(jìn)行下去。在分級(jí)式數(shù)字編碼法中，任一物料項(xiàng)目只有一個(gè)物料編碼。

表二為三種屬性的階級(jí)式數(shù)字編碼法，共可組成36個(gè)（3×4×3）編碼，這種方法的優(yōu)點(diǎn)一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達(dá)到一物料項(xiàng)目?jī)H有一編碼的目標(biāo)，其缺點(diǎn)是無(wú)用空號(hào)太多，一方面顯得浪費(fèi)累贅，另一方面常導(dǎo)致物料編碼位數(shù)不夠用。

來(lái) 源（大類(lèi)）材料（中類(lèi)）用途（小類(lèi)）

1 = 自制 1 = 非鐵金屬 1 = 零部件

2 = 外購(gòu) 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料

3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品

4 = 化學(xué)品

3．區(qū)段數(shù)字編碼法

區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級(jí)式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級(jí)次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達(dá)到物料編碼的目的。

上述情形，如用階級(jí)式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可。

4．國(guó)際十進(jìn)分類(lèi)（U. D. C. ）

這種方法于1876年美國(guó)杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨(dú)到，可以無(wú)限制展開(kāi)，頗受歐洲大陸各國(guó)的重視。

1895年的國(guó)際圖書(shū)館學(xué)會(huì)決定杜威的十進(jìn)法為基礎(chǔ)，作更進(jìn)一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專(zhuān)家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國(guó)際十進(jìn)位分類(lèi)法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國(guó)家采用為國(guó)家規(guī)格。

所謂國(guó)際十進(jìn)位分類(lèi)法是將所有物料分類(lèi)為十大類(lèi)，分別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類(lèi)物料再劃分為十個(gè)中類(lèi)，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進(jìn)行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開(kāi)。其情形如下：

6 應(yīng)用科學(xué)

62．工業(yè)技術(shù)

621．機(jī)械的工業(yè)技術(shù)

621．8 動(dòng)力傳動(dòng)

621．88 挾具

621．882．螺絲、螺帽

621．882．2 各種小螺絲

621．882．21 金屬用小螺絲

621．882．215 丸螺絲

621．682．215.3 平螺絲

采用國(guó)際十進(jìn)分類(lèi)的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長(zhǎng)時(shí)時(shí)，即應(yīng)加以“.”符號(hào)以表示劃分，國(guó)際十進(jìn)分類(lèi)法可無(wú)限展開(kāi)，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國(guó)際十進(jìn)分類(lèi)法所能運(yùn)用之符號(hào)只有十個(gè)（0-9），故使編碼趨長(zhǎng)而又無(wú)暗示作用，實(shí)在美中不足。

物料編碼的10個(gè)知識(shí)點(diǎn)

PDM的中文名稱(chēng)為產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Product Data Management）。PDM是一門(mén)用來(lái)管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過(guò)程（包括過(guò)程定義和管理）的技術(shù)。通過(guò)實(shí)施PDM，可以提高生產(chǎn)效率，有利于對(duì)產(chǎn)品的全生命周期進(jìn)行管理，加強(qiáng)對(duì)于文檔，圖紙，數(shù)據(jù)的高效利用，使工作流程規(guī)范化。

在PDM系統(tǒng)中，管理的對(duì)象是產(chǎn)品的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，而產(chǎn)品在生產(chǎn)的必須要有唯一的編碼。所以設(shè)計(jì)一套符合企業(yè)需求的編碼系統(tǒng)是上一套PDM系統(tǒng)的前提。本文介紹了關(guān)于編碼的10大要點(diǎn)，供讀者參考！

1. PDM為什么需要編碼

在PDM系統(tǒng)中，管理的對(duì)象是產(chǎn)品的設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，而產(chǎn)品在生產(chǎn)的必須要有唯一的編碼。所以設(shè)計(jì)一套符合企業(yè)需求的編碼系統(tǒng)是上一套PDM系統(tǒng)的前提。

當(dāng)然，如果企業(yè)上的是圖文檔管理系統(tǒng)，類(lèi)似Solid Edge Insight或者SolidWorks Enterprise PDM這樣的系統(tǒng)，由于管理的是文件而不是產(chǎn)品。那么有沒(méi)有編碼管理關(guān)系不大。

實(shí)際上，基于編碼的管理，也正是PDM和圖文檔管理系統(tǒng)的最大區(qū)別。

2. 編碼如何產(chǎn)生

不管有沒(méi)有PDM系統(tǒng)，實(shí)際上，生產(chǎn)企業(yè)都必須有一個(gè)編碼來(lái)代表一個(gè)產(chǎn)品或一個(gè)零件。傳統(tǒng)的方法是由企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化部門(mén)來(lái)手工分配編碼。

如果企業(yè)已經(jīng)上了ERP系統(tǒng)，那么編碼有可能由ERP系統(tǒng)來(lái)分配。

但如果企業(yè)上了一套PDM，設(shè)計(jì)文件的編碼再由ERP系統(tǒng)分配，就有點(diǎn)舍近求遠(yuǎn)了。因?yàn)镃AD/PDM是設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的源頭。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的編碼由PDM系統(tǒng)自動(dòng)分配是最合理的。

3. PDM的編碼與ERP的編碼有什么不同

PDM的編碼和ERP的編碼都是用來(lái)物料的，都需要有唯一性，這一點(diǎn)是相同的。而且PDM的編碼最好和ERP的編碼保持一致，這樣的話，在設(shè)計(jì)部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)之間就可以無(wú)縫地傳遞信息。但PDM的編碼與ERP的編碼有兩點(diǎn)不同。

第一，PDM的編碼只負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)，不負(fù)責(zé)生產(chǎn)數(shù)據(jù)。例如原材料、毛坯件、加工設(shè)備、辦公用品，這類(lèi)物料倉(cāng)庫(kù)需要管理，生產(chǎn)也需要，但和PDM關(guān)系不大。這類(lèi)數(shù)據(jù)的編碼應(yīng)該在ERP系統(tǒng)中分配。

第二，PDM的設(shè)計(jì)文件會(huì)發(fā)生更改，更改后的設(shè)計(jì)文件編碼保持不變，版本會(huì)發(fā)生更新。而在ERP系統(tǒng)中，不同版本的零件實(shí)際上是作為兩種零件來(lái)處理的，不能相互替代使用。所以基本上ERP中的編碼相當(dāng)于PDM中的編碼加上PDM中的版本信息。

4. PDM的版本和版次有什么區(qū)別

在PDM中進(jìn)行CAD在線設(shè)計(jì)時(shí)，經(jīng)常會(huì)修改文件，每改動(dòng)一次，文件就會(huì)發(fā)生一次變化，如果把這些變化記錄下來(lái)，在PDM系統(tǒng)中叫做版次。

提示：在TC和SESP中默認(rèn)保留的版次數(shù)是3個(gè)。版次一般用數(shù)字表示。

而設(shè)計(jì)完成后，結(jié)過(guò)校對(duì)、審核、審批，該設(shè)計(jì)零件被定型，可以用于生產(chǎn)時(shí)，在PDM中被稱(chēng)作發(fā)布了一個(gè)版本。版本一旦被發(fā)布，任何人都不能對(duì)它進(jìn)行修改。如果一定要修改，則必須發(fā)布一個(gè)新的版本。

提示：版本一般以大寫(xiě)的英文字母來(lái)表示。

5. 編碼和圖號(hào)有什么區(qū)別

在許多企業(yè)，沒(méi)有上ERP以前，物料是用圖號(hào)來(lái)描述的。但用圖號(hào)在PDM中描述物料是不合適的。原因有三點(diǎn)：

第一，圖號(hào)沒(méi)有唯一性。在企業(yè)中經(jīng)常會(huì)有無(wú)圖件和表格件發(fā)生。圖紙和物料之間并沒(méi)有一對(duì)一的唯一性。

第二，圖號(hào)通常是從屬碼，即用某個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品的第幾個(gè)部件的第幾個(gè)零件這樣的從屬關(guān)系來(lái)描述。這樣的編碼不適合由計(jì)算機(jī)來(lái)自動(dòng)產(chǎn)生。

第三，圖號(hào)通常以某個(gè)項(xiàng)目或某個(gè)型號(hào)來(lái)作為前綴。這種圖號(hào)只適用于專(zhuān)用件，不便于將零件升級(jí)成為整個(gè)企業(yè)的通用件。

圖號(hào)可以作為一個(gè)屬性在PDM系統(tǒng)中保留，當(dāng)然，也可以導(dǎo)出或用于搜索。

6. 編碼中是否可以體現(xiàn)零件的規(guī)格型號(hào)

有些企業(yè)希望在編碼中體現(xiàn)盡可能多的零件信息，例如自制/外購(gòu)，零件的分類(lèi)，規(guī)格型號(hào)等。

例如某企業(yè)的板材編碼分類(lèi)是：11 X XXXX XXX。11代表板材；第一個(gè)X代表材料，1是冷軋鋼板，2是熱軋鋼板；XXXX代表厚度或直徑；最后的XXX代表流水號(hào)。舉例“1110025000”表示“冷軋鋼板GB/T708-1988，2.5mm厚”。

這種表示方法或許適合人類(lèi)記憶，但卻不適合計(jì)算機(jī)處理。可是真的要讓倉(cāng)庫(kù)管理員看見(jiàn)一個(gè)編碼就能知道這是什么東西，這也太難為倉(cāng)庫(kù)管理員了。

而在PDM系統(tǒng)中，有無(wú)數(shù)的屬性可以填寫(xiě)規(guī)格型號(hào)和名稱(chēng)。搜索起來(lái)也很方便。例如剛才的冷軋鋼板。我們可以把它的圖號(hào)值設(shè)為“GB/T708-1998”，規(guī)格型號(hào)設(shè)為“2.5mm”，名稱(chēng)設(shè)為“冷軋鋼板”，編號(hào)是“13567899”又有什么關(guān)系呢？反正我們到倉(cāng)庫(kù)去領(lǐng)料時(shí)，可以把所有的信息都提供給倉(cāng)庫(kù)管理員。

所以，我的意見(jiàn)是編碼中不需要包含屬性信息。

7. 編碼的位數(shù)

想一想企業(yè)用到的物料會(huì)有多少種？如果用到18位身份證那樣的編碼就顯然太離譜了。另外，自定義編碼的位數(shù)應(yīng)該是固定的，這樣的話，如果少一位就很容易看出來(lái)。

我的建議是無(wú)論如何不超過(guò)13位。

8. 編碼可用的字符

編碼應(yīng)該容易識(shí)別，不容易產(chǎn)生誤解或抄寫(xiě)錯(cuò)誤，所以：